Responsabilizar

Responsabilizar: Es común ver a empresas PYMES que carecen de un buen control en el proceso del inventario, por tal motivo es difícil responsabilizar a un empleado que haya hecho u omitido algún movimiento que afecte a éste.

La bitácora es una herramienta ocupada en la antigüedad y que hoy en día es empleada como parte del control de una empresa.

Esta bitácora de inventario es un documento físico o digital (software), que da fe y  responsabiliza al empleado de movimientos de los productos que se hicieron y deben ser controlados y tomados en cuenta como motivo de rotación en el inventario.

Ejemplo de esto son el resurtir el stock en tienda, algún traspaso de tienda debido a que no cuenta con producto que es vendible para  otra, merma, insumos de producción,  obsequio, entre otras más.

¿Pero qué información debe contener este documento para un control más exacto?

La información puede ser diferente dependiendo el giro y necesidades de la
empresa.

A continuación, mencionamos un tipo de bitácora que ayuda a los movimientos del inventario:

Encabezado

Contiene nombre de empresa y nombre del documento interno.

Fecha

Es importante anotarla para llevar un control y posible revisión futura.

Hora

Ésta servirá por si se necesita una revisión y sepamos con exactitud el momento exacto del movimiento. Resuelta muy útil en revisión de cámaras.

Producto

Nombre del producto en movimiento con claridad para evitar confusión. Puede ser la descripción, sku*, entre otros.

Entrada/Salida

Se anota el movimiento realizado si es una entrada o salida, puede ser de bodega, proveedor, tienda por traspaso, entre otros.

Cantidad

De igual manera se anota la cantidad de entrada o salida para su control de inventario, números legibles para evitar confusión.

Origen

Esto trata de dónde proviene el producto de entrada o salida.

Destino

A dónde va a quedar físicamente el producto.

Nombre quién entrega

Persona de quien hace entrega del producto con firma de responsable y quede evidencia.

Nombre quién recibe

Persona que recibe el producto con firma de responsable y quede evidencia.

Observación

En caso de tener alguna nota, aclaración o situación especial anotarla para que quede evidenciado.

Estos son algunos de los datos importantes que lleva la bitácora de inventario que nos va a apoyar en el proceso correcto del inventario.

Se hace en caso de no tener software de control.

De tenerlo, se hace el documento digital y el responsable de cada área que le corresponda evidenciará con los movimientos que se personalicen dentro del software.

La importancia de este documento es vital para la permanencia en el mercado y el correcto control de inventario que nos va a  dar un panorama del stock y hacer toma de decisiones de compra, entre otros.

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*Sku, significa “código de referencia” (stock keeping unit, por sus siglas en inglés) y, como lo indica su nombre, es un número (usualmente de ocho dígitos alfanuméricos) que las tiendas asignan a los productos para tener un registro interno de los niveles de  existencias. Es el código de barras, pero estandarizado y de pago para venta global.